Wprowadzenie
Wspólna praca nad tekstami online doczekała się nawet własnego akronimu (Real-Time Collaborative Editing, RTCE) oraz opracowań naukowych. Jest jednak przede wszystkim użyteczną metodą pracy nad dokumentami, pozwalającą na jednoczesne zaangażowanie wielu użytkowników w redakcję. Łatwy dostęp do tekstu roboczego, błyskawiczne wprowadzanie zmian oraz ich śledzenie, które umożliwia przywrócenie wybranej wersji dokumentu, to cechy programów i aplikacji RTCE. Dzięki takim cechom RTCE może być dobrą alternatywą dla spotkań roboczych - programy RTCE pomagają zespołowi skoncentrować się na redakcji dokumentu, a spotkania to zawsze duże ryzyko 🥲.
Cele lekcji
W tej lekcji przyjrzymy się aplikacji Etherpad, która stanowi darmową, szybką i dobrą alternatywę dla Google Docs oraz podobnych korporacyjnych narzędzi RTCE. Etherpad sprawdzi się zarówno wtedy, kiedy potrzebujecie szybkich notatek z lektury albo spotkania, czy podczas wspólnej redakcji wniosku grantowego. Doskonale nadaje się do akceptowania wpisów do mediów społecznościowych, zredagowanych przez dział promocji czy jako brudnopis podczas warsztatów.
Efekty
Efektem lekcji będzie podstawowa znajomość możliwości Etherpada i metod kolektywnej pracy nad tekstem w tym programie.
Wymagania
Lekcja wymaga przeglądarki z dostępem do internetu. Nie jest wymagana instalacja żadnych programów.
Część merytoryczna
W 2018 roku Gabriele d’Angelo i współautorzy zbadali wzorce wspólnej pracy online nad dokumentami. Badanie przeprowadzone nad Etherpadem hostowanym przez Fundację Wikimedia, polegało na analizie 14 tys. dokumentów, które zostały tam utworzone.
Problem prywatności i bezpieczeństwa
Etherpad czy Google Docs są narzędziami do wspólnego redagowania w czasie rzeczywistym (real-time collaborative editing). Jednak, jak pokazuje badanie, około połowa dokumentów tworzonych w wikipedyjnej instancji Etherpada była pisana tylko przez jedną osobę. Oznacza to, że tego typu narzędzia dobrze sprawdzają się do tworzenia osobistych notatek, planów, szkiców.
Planując takie indywidualne korzystanie z wikipedystycznego Etherpada należy pamiętać o jego ograniczeniach. Dokumenty tam tworzone mają unikalne adresy (nazwy), ale mimo to mogą być publiczne i dostępne dla każdego. Każdy ma możliwość ich przeczytania, o ile zna lub odkryję adres (nazwę). Nazwy, które mogą wydawać się nieczytelne lub wyjątkowo trudne do odkrycia, mogą okazać się łatwe do zidentyfikowania, a przez to nie zapewniają bezpieczeństwa. Baza danych Etherpada nie jest też odpowiednia do długotrwałego przechowywania informacji — nie należy oczekiwać, że nasze ważne dane będą tam przechowywane bez ograniczeń i nigdy nie znikną. Etherpad umożliwia na szczęście łatwy eksport tekstów do plików o wybranych formatach.
Burza mózgów, notatki z konferencji naukowej, plan warsztatów, szkic wniosku - możemy zastanawiać się nad tym, czy treści, nad którymi pracujemy, powinny być specjalnie chronione. Zdecydowanie jednak Etherpad nie nadaje się do pisania intymnego dziennika, przechowywania haseł i kodów (takie przechowywanie to w ogóle zły pomysł) czy informacji zawierających dane osobowe.
Z drugiej strony to oprogramowanie darmowe i o otwartym kodzie źródłowym: każda instytucja może uruchomić własną instancję Etherpada i ograniczać dostęp do niego np. wyłącznie do sieci lokalnej albo do określonego zakresu adresów IP.
Jak naprawdę pracujemy na dokumentami?
Badanie ponad 14 tys. dokumentów Etherpada pokazało też, że kiedy już dochodziło do wspólnej pracy nad tekstem, miała ona często charakter asynchroniczny. Użytkownicy edytowali różne części dokumentu w różnym czasie - jednoczesna wspólna praca online była rzadkością.
Asynchroniczne edytowanie dokumentów może wymagać intensywniejszej komunikacji między autorami i autorkami oraz dokładniejszego śledzenia zmian, aby uniknąć konfliktów i zapewnić spójność tekstu. Etherpad ma czat, który pozwala na bezpośrednią dyskusję i komentarze dotyczące procesu redakcji, oczywiście zawsze podstawy pracy warto ustalić wcześniej (mailem albo spotkaniem 😉).
Kiedy kończy się praca nad dokumentem, możemy chcieć zablokować możliwość dalszych edycji. W Etherpadzie niestety nie będzie to możliwe - prawo do wprowadzania zmian możemy zablokować wyłącznie przy udostępnianiu dokumentu (a więc obejmuje to tylko nowych użytkowników, którzy nie pracowali przy dokumencie i nie znają jego oryginalnego adresu).
Etherpad - przegląd możliwości
Zaletą Etherpada jest jego minimalizm. O ile Google Docs to prawdziwy kombajn do edycji, Etherpad pozwala pracować szybko i sprawnie. Już to, że dostępny jest bez logowania, może być zaletą np. podczas zajęć warsztatowych, których użytkownicy ze zrozumiałych względów nie chcieliby logować się na swoje konta Google na obcych komputerach.
Ustawienia dokumentu
Wszystkie dostępne opcje i ustawienia wybieramy klikając w ikony w prawym górnym rogu okna aplikacji. Okno Ustawienia dokumentu - wbrew swojej nazwie - pozwala zarządzać interfejsem programu. Włączenie opcji numerowania linii, znanej z edytorów programistycznych, to zawsze dobry pomysł. Ułatwia to pracę nad dokumentem, pozwalając na precyzyjne odniesienie się do konkretnych fragmentów tekstu we wskazanym miejscu.
W Etherpadzie udostępniać i edytować można też fragmenty kodu źródłowego. Jeśli ktoś preferuje fonty monotype, w Etherpadzie dostępny jest font RobotoMono. Niestety, Etherpad nie koloryzuje składni, co może utrudniać czytanie kodu. Udostępniając kod źródłowy zdecydowanie wygodniej jest skorzystać z takich narzędzi jak jsfiddle czy CodePen.
Udostępnianie padów
Tworzone na Etherpadzie teksty udostępniać można za pomocą linku i/lub widżetu. O ile oryginalny adres dokumentu zawsze pozostaje bez zmian, adres udostępniany może zostać użyty do zablokowania zmian (tryb dostępu tylko do odczytu). Użytkownicy korzystający z takiego odnośnika będą mogli jedynie podejrzeć opracowywany tekst.
Import/eksport
Ponieważ Etherpad (przynajmniej ten udostępniany przez Fundację Wikimedia) nie gwarantuje bezwzględnej dostępności tworzonych tam padów, dobrym pomysłem jest regularne archiwizowanie ich za pomocą eksportu. Plik eksportu (eksportowany jako Etherpad) zawiera pełną historię edycji.
Eksport jako HTML pozwala bardzo szybko stworzyć prostą stronę internetową do udostępnienia online, zawiera też - w odróżnieniu od czystego pliku tekstowego - pełne formatowanie tekstu (pogrubienia, kursywy itp.).
Podsumowanie
Etherpad ma wiele zalet, które sprawiają, że jest atrakcyjnym narzędziem do wspólnej pracy nad tekstami. Aplikacja działa szybko i bez logowania, umożliwiając natychmiastowe tworzenie nowego dokumentu i łatwy do niego dostęp. Dzięki prostym opcjom i braku rozpraszaczy użytkownicy mogą skupić się na pracy. Automatyczne zamienianie adresów URL na linki oraz możliwość zapisywania wersji dokumentu i ich importowania / eksportowania zwiększają efektywność pracy nad dokumentem.Koloryzowanie fragmentów tekstu wprowadzanych przez różnych autorów ułatwia śledzenie zmian, a wbudowany czat pozwala na bieżące (ale też asynchroniczne) konsultacje. Udostępnianie dokumentów jest proste, z możliwością blokowania edycji, co zwiększa kontrolę nad treścią. Etherpad zapewnia również wysoki poziom prywatności, nie będąc powiązanym z korporacjami takimi jak Google.
Z drugiej strony, Etherpad ma swoje ograniczenia. Brak pełnej stabilności (archiwizacji tekstów) i kontroli nad treścią może być problematyczny dla użytkowników, którzy potrzebują większych zabezpieczeń podczas pracy z dokumentami. Brak możliwości wstawiania tabel i obrazków, zmniejsza funkcjonalność aplikacji. Niemożliwość zablokowania edycji oryginalnego dokumentu może prowadzić do niezamierzonych zmian, szczególnie już po wypracowaniu ostatecznej wersji tekstu.
Własna instalacja Etherpada może być wzbogacona o różne pluginy, które usuwają niektóre wady i ograniczenia tego programu.
Wykorzystanie metod
Etherpad wykorzystać można w codziennej pracy instytucji kultury czy organizacji pozarządowej. Jeśli zależy nam na stabilności i maksymalnej prywatności opracowywanych szkiców, możemy hostować Etherpada we własnej instytucjonalnej infrastrukturze - to projekt open source. Etherpada używam od lat podczas prowadzenia zajęć na uczelni i podczas warsztatów i szkoleń - jako brudnopis, narzędzie prezentacji (linki, komentarze), zbieranie opinii od uczestników itp.
Pomysł na warsztat
Celem warsztatu jest zderzenie ze sobą różnych wrażliwości i sposobów odbioru wystawy lub kolekcji online. Grupa wspólnie ogląda część wystawy lub przegląda wybrane zbiory dostępne na stronach muzeum lub archiwum. Po krótkim wprowadzeniu do korzystania z Etherpada wszyscy próbują napisać wspólny tekst, który ma być próbą interpretacji oglądanych obiektów i wyrażenia własnych doświadczeń z kontaktu z nimi. Etherpad koloruje teksty wprowadzane przez różnych autorów i autorki - wspólny tekst to kolorowy patchwork, pokazujący różnorodność spojrzeń i opinii. Obserwowanie problemów związanych ze wspólną redakcją tekstu może zwracać uwagę na trudności, jakie mają kuratorzy / kuratorki w przygotowywaniu materiałów dokumentujących wystawy i opisujących obiekty.
